Renting de impresoras: Reparación y mantenimiento de impresoras

Muchos expertos te dirán que alquilar una fotocopiadora o impresora, en lugar de comprarla directamente, es la mejor opción, especialmente cuando se trata de impresoras y fotocopiadoras de oficina de alta gama. Sin embargo, hay pros y contras, por lo que antes de decidir es mejor observar de cara todos los hechos, para que tomes una decisión estando informado.

El renting de impresoras implica la firma de un contrato de alquiler, que te permite contratar la máquina por un período determinado. Una vez que el acuerdo expira, el equipo es retenido por la compañía de alquiler de impresoras. Si lo deseas, podrás actualizar la fotocopiadora antes de que expire el acuerdo, por lo que el alquiler es una buena manera de obtener una fotocopiadora o impresora de alto valor, porque puedes repartir el costo durante un lapso de tiempo, normalmente 3 o 5 años. También puedes aprovechar los beneficios fiscales de este arrendamiento.

La reparación de fotocopiadoras

Una ventaja adicional del renting de impresoras es cuando la máquina necesita reparación. Cuando compras directamente una fotocopiadora, además de la garantía de 2 años, después de que ésta expira, tienes que pagar las facturas de reparación por tu cuenta, y esto puede ser costoso. Pero, si alquilas la fotocopiadora, es probable que tengas un acuerdo de servicio continuo como parte del contrato, por lo que cualquier reparación estará cubierta.

Asegúrate de tener un buen contrato de reparación y mantenimiento para la máquina en cuestión. Dichos contratos implican el pago de una tarifa mensual preestablecida, por lo tanto, la otra persona asume la responsabilidad de garantizar que la fotocopiadora se mantenga en buen estado de funcionamiento. No solo deberían reparar el dispositivo cuando sea necesario, sino que también deberían repararlo regularmente y mantenerlo, de ahí el término ‘contrato de mantenimiento’.

Puntos a considerar antes de establecer un contrato de reparación

1)      Averigua si el contrato incluye el costo de la mano de obra si es necesario hacer reparaciones.

2)      Verifica si se trata de una tarifa fija que cubre todo o se basa en el volumen de uso.

3)      Averigua cuánto tiempo llevará enviar un técnico para que realice las reparaciones.

4)      Comprueba si tu tarifa mensual incluye la provisión de consumibles (tóner, tinta, etc.), o si esta solo se proporciona a un costo adicional.

¿Cuáles son los términos usuales del contrato de servicio de fotocopiadora?

·         Los proveedores de contratos de servicios de fotocopiadoras cobran tarifas fijas mensuales por cada página impresa por encima del límite acordado. Esto se hace porque las máquinas raramente usadas obviamente requieren menos mantenimiento y consumibles que una que se usa mucho. Los planes de precio varían desde una tarifa mensual alta donde el uso de la copiadora es ilimitado, hasta tarifas mensuales más bajas donde se aplicarán límites más bajos.

·         Los buenos proveedores de contratos de servicio garantizan tiempos de respuesta, generalmente dentro de 24 horas, con expertos que pueden hacer reparaciones en el lugar cuando sea posible, o proporcionar otra máquina en caso de que la tuya necesite ser retirada del sitio por problemas más graves.

·         Los contratos deben indicar quién pagará las piezas y la mano de obra, y si hay circunstancias en las que esto cambiará. Los proveedores varían considerablemente en esto, ya que depende mucho de quién es el propietario de la copiadora y si se les ha comprado o arrendado. Existen buenas ofertas, así que considera esto cuando decidas alquilar una fotocopiadora con el servicio de renting. Ten en cuenta que de igual modo hay alternativas al contrato de mantenimiento, sin embargo, estos no suelen ser económicamente viables.